Effizienz durch Outsourcing und Digitalisierung
Die Wohngeldreform, die Anfang 2023 in Kraft trat, stellt Kommunen bis heute vor enorme Herausforderungen. Mit der Verdreifachung der wohngeldberechtigten Haushalte von 600.000 auf zwei Millionen stieg der behördeninterne Arbeitsaufwand drastisch. Da keine proportionalen Personalerhöhungen erfolgten, setzten viele Verwaltungen auf innovative Ansätze wie Digitalisierung und Business Process Outsourcing (BPO), um die Antragsflut zu bewältigen.
Digitale Lösungen als Schlüssel zur Effizienz
Digitale Systeme spielen eine zentrale Rolle, um Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen:
- Online-Antragstellung: Nutzerfreundliche Portale ermöglichen die digitale Einreichung von Anträgen und Unterlagen. Die eingegebenen Daten werden in verwaltungsinterne Systeme und Fachanwendungen übertragen.
- Automatisierte Datenprüfung: Mithilfe von speziellen Softwarelösungen können Anträge auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft werden. Die automatisierte Verarbeitung reduziert Fehler und beschleunigt den Workflow erheblich.
- Chatbots und Bürgerkommunikation: Rund um die Uhr verfügbare Chatbots beantworten häufige Bürgerfragen, wodurch Sachbearbeiter entlastet werden.
Erfolgsmodell Outsourcing
Ein Vorzeigebeispiel für die erfolgreiche Anwendung dieses Ansatzes ist die Stadt Nürnberg. Wohngeldanträge werden unmittelbar nach Antragseingang an die BDO AG zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet. Dort findet ein softwaregestützter Vollständigkeits- und Plausibilitätscheck statt, dessen Ergebnis von qualifiziert geschultem Fachpersonal bei der BDO AG überprüft, ggf. überarbeitet und ergänzt, und an die Wohngeldstelle bei der Stadt Nürnberg zurückgespielt wird. Diese Kombination aus Outsourcing und (externer) Digitalisierung führt zu einer drastischen Reduktion der behördeninternen Bearbeitungszeit. Dies entlastet sowohl Mitarbeitende als auch Bürger und verbessert die Servicequalität erheblich.
Verknappte Mittel und langfristige Herausforderungen
Trotz der Erfolge bleibt die langfristige Sicherung solcher Lösungen eine Herausforderung. Die drastische Kürzung der Bundesmittel für Verwaltungsdigitalisierung, von 377 Millionen Euro (2022) auf weniger als ein Prozent dieses Betrags für 2024, erschwert die Einführung und Pflege moderner Systeme.
Webinar: Vertiefung der Lösungsansätze
Um diese und weitere Ansätze zu vertiefen, veranstaltete die BDO AG im August und September 2024 zwei gemeinschaftliche Webinare mit der Adecco Group. In diesen wurden die praktischen Herausforderungen und Lösungen der Wohngeldreform anhand von realen Fallstudien, wie der Stadt Nürnberg, beleuchtet. Dieses Webinar bietet wertvolle Einblicke in die Prozessoptimierung im öffentlichen Sektor.
Ergänzend dazu empfehlen wir den Artikel in „Der Neue Kämmerer“, der weitere Details zu den Herausforderungen und Lösungen der Reform beleuchtet: zum Artikel.